Pasja i zaangażowanie to bez wątpienia klucz do osiągnięcia sukcesu w prowadzeniu własnej restauracji. Aby jednak firma mogła przynosić oczekiwane wyniki finansowe i operacyjne, ważne jest stosowanie skutecznych strategii i korzystanie z narzędzi ułatwiających zarządzanie wewnętrznymi procesami. Jednym z nich jest cheff.it, o czym doskonale wie Jakub Klimek. Właściciel czterech kultowych restauracji zdradził nam, w jaki sposób system pomógł mu zmniejszyć wydatki i znaleźć czas na relaks dla siebie i pracowników.
Na początku był Czerwony Piec
Przedsiębiorcza i pełna pasji kulinarna przygoda Jakuba Klimka rozpoczęła się już 15 lat temu. Jednak to otwarcie pierwszego lokalu gastronomicznego w 2014 roku było przełomowym momentem, w którym jego własna kuchnia stała się integralną częścią życia. Ciężka praca i nieustanne dążenie do doskonalenia swojego rzemiosła zaowocowały spektakularnym sukcesem, który pozwolił na otwarcie czterech lokali: Czerwony Piec w Gdyni i w Gdańsku, a także Pasta Miasta – również w każdej z tych miejscowości. Dzięki temu, Klimkowi i jego wspólnikowi, Marcinowi Mikulskiemu, udało się z powodzeniem zagościć na kulinarnej mapie Trójmiasta.
– Początki prowadzenia własnego biznesu były dość intensywne i głównie skupialiśmy się na dobrze wykonanej pracy, rozwoju i przetrwaniu kolejnego sezonu. Z biegiem czasu okazało się jednak, że gastro świat to już po prostu część naszego życia i nie da się tego rozłączyć. To, że po tylu latach możemy nadal się rozwijać i ciągle znajdujemy miejsce do polepszania naszej kuchni, obsługi i innych procesów, daje chyba największą satysfakcję i najlepiej świadczy o sercu, które wkładamy w to, co robimy – opowiada nam restaurator.
Innowacje krokiem do sukcesu
Jednym ze sposobów na dążenie do perfekcji w biznesie było oparcie zarządzania o innowacyjne narzędzia, dzięki którym wykonywanie żmudnych zadań, takich jak ewidencja faktur czy stanów magazynowych, stało się w znacznym stopniu zautomatyzowane. I choć mogłoby się wydawać, że praca w każdym z obszarów była już usprawniona, brakowało pomiędzy nimi pewnego spójnika, który pozwoliłby na zestawianie danych i dokonywanie jeszcze głębszych analiz. Takim narzędziem okazał się – stworzony przez restauratorów dla restauratorów – system cheff.it, który umożliwia kontrolowanie wielu procesów w jednym miejscu.
– Monitorowanie aktualnych cen surowców od początku było naszym priorytetem i już od lat korzystamy z programów pozwalających na bieżąco kontrolować co i za ile kupujemy. Natomiast kombinacja tej wiedzy, receptur i remanentów w ramach jednego narzędzia pozwoliła nam znaleźć elementy do poprawy, o których wcześniej nie wiedzieliśmy, a które nam umykały – opowiada Jakub Klimek. Jak ocenia, biznes gastronomiczny składa się z dość łatwych i intuicyjnych procesów, których ilość bywa jednak ogromna i czasami wręcz przytłaczająca.
– Dzięki cheff.it analiza procesów kuchennych jest łatwiejsza do zrozumienia zarówno na szczeblu właścicielskim, jak i dla managera danego lokalu. Łatwiej nam poruszać się w obrębie tych samych danych i wspólnie reagować na wszelkie odchylenia, czy rozwiązywać problemy. Nie bez znaczenia jest też szybkość obiegu informacji i w tym aspekcie cheff.it realnie pomaga skrócić czas potrzebny do zebrania i przełożenia surowych danych na faktyczną analizę sytuacji – zaznacza trójmiejski restaurator.
Łatwiej, szybciej i dokładniej
Świetnym przykładem zoptymalizowania obiegu danych może być m.in. remanent, który – choć jest nieodłączną częścią prowadzenia restauracji – nie należy do najbardziej lubianych obowiązków. W cheff.it stany magazynowe aktualizowane są na bieżąco, a system wycenia każdy produkt automatycznie. Dzięki temu regularne kontrolowanie zasobów jest znacznie mniej czasochłonne i daje możliwość dogłębnej analizy wydatków.
– Do przeprowadzenia remanentów w naszych lokalach używamy gotowych arkuszy wygenerowanych w systemie cheff.it. Choć sam proces zliczania realnego stanu surowców w magazynach jest bardzo podobny, to wyniki z każdej inwentaryzacji są przetwarzane o wiele szybciej i bardziej precyzyjnie; wskazują w jakim kierunku musimy skierować swoją uwagę. Dokładnie wiemy, gdzie “uciekają” nasze pieniądze, przy czym możemy z większą dokładnością planować wydatki – mówi nam Jakub Klimek.
Przyznaje jednak, że prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej to nieustanne administrowanie dokumentami. Zadanie to wymaga największej uwagi i zabiera cenny czas, który warto byłoby poświęcić na wykonywanie ważniejszych zadań. Tu również na ratunek przychodzi system cheff.it, który skraca te żmudne procesy do minimum, analizując dodatkowo wszystkie wprowadzone dane.
– Managerowie i szefowie kuchni, zamiast zajmować się rzeczami ważnymi, zmuszeni są poświęcać mnóstwo czasu na pracę biurową, wprowadzanie dokumentów, eksporty cyferek z systemu do systemu etc. To bardzo czasochłonne i choć niezbędne, to jednak nie ma nic wspólnego z gotowaniem i dobrą obsługą, a przecież właśnie to jest najważniejsze z perspektywy naszych klientów – wylicza restaurator.
Jak sam jednak twierdzi, cheff.it pozwala odzyskać godziny biurowe i przekierować je w inne miejsca. W oparciu o dane wprowadzone do systemu, każdy manager ma potrzebną wiedzę na wyciągnięcie ręki i może łatwo weryfikować co działa, a co nie.
– Mniej czasu w biurze oznacza więcej czasu w kuchni, na sali lub po prostu na relaks – któż nie byłby z tego zadowolony?
